20 mai 2024

Elections FCPE EDF 2021…Règlement électoral

Règlement
des élections
des membres des Conseils de Surveillances
des fonds commun de placement d’entreprise d’actionnariat salarié

« Actions EDF » et  « EDF ORS »

 

Article 1. Collège électoral

Le corps électoral comprend un collège unique composé de l’ensemble des porteurs de parts du Fonds Actionnariat salarié.

Chaque porteur de parts dispose d’un nombre de voix proportionnel à son nombre de parts (1 part = 1 voix) calculé à la 3 décimale après la virgule.

La liste électorale (des porteurs de parts habilités à voter) est établie par ordre alphabétique. Elle énumère Scrutin (FCPE « Actions EDF » ou « EDF ORS »), société d’appartenance, Position (Salarié, parti, retraité), N° Identification salarié (employeur), civilité, NOM, prénom, date de naissance, coordonnées (téléphone portable, mail professionnel, mail personnel, adresse physique, département, pays) et le nombre de voix dont dispose chaque porteur de parts. Elle est mise à jour jusqu’à J-7 pour les personnes perdant ou acquérant la qualité de porteur de parts.

Tout électeur peut s’adresser à Natixis Inter Epargne pour s ’assurer qu’il figure bien sur la liste électorale, ainsi que de l’exactitude de son nombre de voix et de ses coordonnées personnelles.

Les listes électorales seront établies et traitées par voie électronique. Le transfert des données entre le prestataire retenu et Natixis Inter Epargne se fera par le biais d ’une plateforme sécurisée.

Article 2. Mode de scrutin

L’élection a lieu :

  • pour les salariés du Groupe et anciens salariés du Groupe non retraités uniquement par vote électronique.
  • pour les retraités par vote électronique ou par vote par correspondance sur demande par téléphone auprès du Numéro Vert (en France) et la ligne ouverte (étrangers) mis à disposition à cet effet.

Le mode de scrutin retenu est un scrutin de liste à un tour à représentation proportionnelle à la plus forte moyenne (à la troisième décimale) . En cas d ’égalité de voix, c ’est le candidat le plus âgé qui remportera le siège.

Il n ’y a pas de nombre minimum ou maximum de listes imposé.

Les sièges titulaires sont attribués aux candidats dans l ’ordre de présentation sur les listes. Il est attribué autant de sièges suppléants que de sièges titulaires reçus à la liste. Cette attribution de la qualité de suppléant est donnée aux candidats suivants le dernier titulaire dans l ’ordre de présentation de la liste.

Chaque électeur vote pour la liste de son choix. Le panachage et le raturage ne sont pas autorisés. Il ne peut voter que pour une seule liste par scrutin.

En cas de vote par un même électeur par correspondance et par voie électronique, seul le vote électronique sera retenu.

Article 3. Liste des candidats et profession de foi

3.1 Constitution des listes de candidats par scrutin

Pour chaque scrutin, chaque liste est constituée de 24 candidats éligibles (12 titulaires et 12 suppléants à pourvoir). Pour être recevable, une liste doit être complète. La même personne ne peut apparaître qu’une seule fois pour un même scrutin et sur une seule liste pour un même scrutin. Le nom de l’organisation syndicale ou de l’association ou de la fédération d’associations qui parraine la liste doit apparaître distinctement sur la liste.

Les listes de candidats

  • contiendront au minimum un nombre de femmes correspondant au pourcentage de femmes éligibles dans le fonds concerné et au maximum 12 femmes.
  • dès la première position, seront composées alternativement de candidatures masculines et féminines, jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes.

Au 31 décembre 2020, le pourcentage de femmes éligibles porteuses de parts :

  • Du FCPE « Actions EDF » s ’élève à 24.9%. Le nombre minimal de femmes sur les listes s ’établit pour le FCPE « Actions EDF » à 6 (24 x 24.9% = 5.98 arrondi à 6). Les listes de candidats pourront proposer davantage de candidates féminines que les 6 minimum requises.
  • Du FCPE « EDF ORS » s’élève à 22,3 %. Le nombre minimal de femmes sur les listes s ’établit pour le FCPE « EDF ORS » à 5 (24 x 22,3% = 5.45 arrondi à 5). Les listes de candidats pourront proposer davantage de candidates féminines que les 5 minimum requises.

Ces pourcentages de salariées présentes du Groupe par rapport aux salariés présents du Groupe (donc des personnes éligibles) arrêté au 31/12/2020 servira de référence pour la représentativité paritaire dans chacun des fonds.

Sont éligibles, les membres du corps électoral (à l’exclusion : des retraités ou des personnes sorties du Groupe) possédant au moins une part du Fonds Actionnariat Salarié visé par l’élection, au plus tard à la date de dépôt des listes de candidats. Une fois élu, la double qualité de porteur de parts du Fonds et de salarié d’une société adhérente au PEG EDF doit être conservée pendant toute la durée du mandat.

Les listes comprenant des noms de personnes non salariées du Groupe (retraités -inactifs- ou personnes sorties du Groupe) ou non porteurs de parts ne sont pas valides et ne sont pas prises en compte.

A l’issue du vote, les membres titulaires et suppléants seront désignés sur la liste en fonction de leur ordre de présentation sur la liste.

Les listes de candidats seront portées à la connaissance des électeurs par voie digitale (site accessible avant le scrutin, et par mail sur adresse professionnelle avec un lien vers le site pour prendre connaissance des listes de candidats et professions de foi cf. 4.5). Les retraités et les salariés sortis du Groupe, ainsi que les salariés ne disposant pas d’une adresse e-mail professionnelle (valide) recevront par exception cette documentation par voie postale. Les listes de candidats seront également consultables par voie électronique sur le site dédié pour le vote.

3.2 Modalités de dépôt et de contrôle des listes et des professions de foi

Les listes de candidats, ainsi que les professions de foi, sont à adresser à EDF par courrier recommandé avec AR ou à déposer contre décharge à la Direction de la Stratégie Sociale. Les listes reçues après la date limite ne sont pas recevables.

Natixis Inter Epargne, en sa qualité de teneur de compte, s’assure de la qualité de porteur de parts des candidats et vérifie que les conditions posées par le présent règlement sont respectées.

Les listes sur les bulletins de VPC et sur le site de vote électronique apparaîtront par ordre alphabétique.

3.3 Professions de foi

Chaque liste peut accompagner sa candidature d ’une profession de foi (maximum 1 page A4 recto-verso). Elles seront reproduites à l’identique pour l’impression papier et un lien sera créé sur le bureau de vote électronique pour les consulter en ligne. Il est conseillé de fournir les professions de foi et le logo dans un format numérique (format PDF de 2Mo pour les professions de foi et format PNG 200×200 pour le logo) afin de faciliter l’impression et la mise en ligne.

Les professions de foi seront portées à la connaissance des électeurs par voie digitale (site internet accessible par lien) et par envoi d’un message sur l’adresse professionnelle des salariés du Groupe (mail avec un lien vers le site pour prendre connaissance des listes de candidats et professions de foi cf. 4.6). Les retraités et les salariés sortis du Groupe, ainsi que les salariés ne disposant d’une adresse e-mail professionnelle recevront par exception cette documentation par voie postale. Les professions de foi seront également consultables par voie électronique sur le site dédié pour le vote.

Article 4. Organisation des élections

4.1 Crédit d’heures pour la campagne électorale

Pour chacune des deux élections, il est accordé à chaque organisation ayant présenté au moins une liste de candidats pour assurer la campagne électorale un crédit de :

  • 7 heures (hors délais de route), qui pourront être utilisées par la tête de liste ou plusieurs membres de la liste (code collecte adressé postérieurement). Au cas où les heures auraient été collectées par plusieurs personnes, le respect du plafond total de 7h par liste et par élection devra être impérativement respecté.

Ce crédit, indépendant des règles et usages en vigueur dans l’entreprise en matière d’activités syndicales, n’inclut pas les heures relatives aux réunions qui sont à l’initiative de la direction dans le cadre de la mise en œuvre du Règlement, ainsi que le temps accordé de droit aux délégués de liste, membres des bureaux de vote pour effectuer les opérations fixées par le Règlement.

4.2 Information des porteurs de parts

Le règlement électoral est porté à la connaissance des porteurs de parts par tout moyen approprié (mise en ligne internet, affichage) dans les différentes sociétés adhérentes au PEG EDF. Il est tenu à la disposition de chaque électeur par la direction d’EDF et téléchargeable sur l’intranet du Groupe et/ou sur les intranet des filiales concernées et sur egepargne.com.

4.3 Campagne électorale

La campagne électorale débute au jour de la validation des listes de candidats (J-45).

Les moyens d’information à la disposition des listes de candidats sont les suivants :

  • l’affichage et la distribution de tracts à l’intérieur de l’unité ou de la filiale ;
  • ceux prévus par le présent règlement, à savoir sur le périmètre de l’élection et selon les règles en vigueur dans chaque entreprise concernée.
  • La mise à disposition de la profession de foi sur un site du prestataire (avant la période de vote) et sur le site de vote pendant le scrutin.

Les directeurs d’unité ou de filiale doivent respecter une stricte neutralité à l’égard des listes en présence.

Distribution de tracts

La distribution des tracts se fait selon les règles définies à l’article L 2142-4 du Code du travail c’est-à-dire :

« Les publications et tracts (…) peuvent être librement diffusés aux travailleurs de l’entreprise dans l’enceinte de celle-ci aux heures d’entrée et de sortie du travail. »

4.4 – Accès aux listes Electorales

Le délégué de chaque liste pourra avoir accès aux informations suivantes figurant sur les listes électorales. Numéro ID/ Nom / Prénom / Date de Naissance/ Entreprise/date d ’émargement/élection concernée.

4.5 – Vote

Le scrutin a lieu uniquement sous forme électronique pour les salariés et salariés sortis du Groupe et sous forme électronique ou par correspondance pour les retraités (cf. point 2).

L’électeur votant électroniquement pourra se connecter à son espace Epargnant Natixis Inter Epargne et accéder directement au site de vote via un lien qui lui sera indiqué dans son espace épargnant. Ce lien lui permet d’être automatiquement reconnu sur le système de vote.

La date limite de réception des votes par correspondance est la veille du jour de fermeture du scrutin électronique. Le vote par voie électronique prévaut systématiquement sur le vote par correspondance. Le dépouillement du vote par correspondance est réalisé à la clôture du vote électronique en présence d’un huissier de justice et des membres de la Commission Electorale. L’enregistrement des votes se fait par voie électronique. Aucun vote par correspondance ne sera pris en considération si le porteur de parts a déjà voté électroniquement.

Lors de la formation de la commission électorale les clés de déchiffrement sont générées par les membres de la commission électorale, il faudra deux clés de déchiffrement pour procéder au dépouillement. Le site Internet est scellé avant l’ouverture du scrutin et ouvre automatiquement à la date et à l’heure prévue en présence des membres de la commission électorale et d ’un huissier de justice. Avant l ’ouverture, la commission électorale constate le scellement du site ainsi que les urnes vierges.

4.6 – Matériel d’information

Le matériel d ’information, se présente soit sous la forme matérielle (papier pour les retraités et les sortis du Groupe) soit sous forme électronique pour les salariés présents (un lien permettant la consultation sur un site internet).

Le matériel d’information consiste en

  • Des listes de candidats et des professions de foi avec une notice présentant le conseil de surveillance, et un courrier spécifique pour les retraités expliquant les démarches à suivre pour voter par correspondance
  • Les instructions nécessaires pour procéder au vote via l ’espace épargnant Natixis Inter Epargne de l’électeur. Ce matériel d’information sera adressé :

Au domicile de chaque porteur de parts électeur retraité ou sortis des effectifs du Groupe.

Accessible par lien sur message envoyé par voie digitale sur l ’adresse professionnelle électronique de chaque porteur de parts électeur, salarié d’une société du groupe adhérente au PEG ;

Au domicile de chaque porteur de parts électeur, électeurs salariés d ’une société du groupe adhérente au PEG, qui ne dispose pas d’adresse mail professionnelle valide ou qui serait en absence longue durée.

4.7 – Secret du scrutin

Le secret du scrutin est garanti en empêchant de relier l’identité du porteur de parts et son vote.

Pour garantir la confidentialité, le bulletin est chiffré tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption. Le bulletin n’est ainsi jamais « déchiffré » sur le serveur applicatif. Le bulletin détachable ne comporte pas de mention permettant d’identifier l’électeur mis à part le code-barres. Ce point sera à évoquer en réunion de cadrage.

4.8 – Validité et comptabilisation des votes par correspondance

Seront réputés nuls :

  • Les bulletins de vote différents de ceux fournis par le Groupe EDF dans le kit de vote par correspondance
  • Les bulletins déchirés, signés, tâchés ou comportant des mentions ou signes de reconnaissance de nature à compromettre le caractère anonyme de celui-ci
  • Les bulletins comportant des ratures sur un ou plusieurs candidats
  • Les bulletins où plusieurs listes sont sélectionnés
  • Un code-barre illisible ou manquant

Les votes nuls ne sont pas valablement exprimés.
Les bulletins de vote blancs sont comptabilisés avec les votes non valablement exprimés
L’absence de bulletin dans l’enveloppe ou la présence d’un papier vierge vaut comme un vote blanc.
En cas d ’émargement internet déjà présent, le vote par correspondance n ’est pas pris en compte.

4.9 – Commission électorale

Il est institué pour les deux scrutins, une seule et même commission électorale ayant pour fonction de se prononcer sur la régularité du scrutin, sur les bulletins litigieux et de procéder à la validation des résultats de l’élection, composée :

  • d’un Président désigné par la Direction d’EDF
  • d’un membre représentant chaque liste (ce membre ne peut pas être candidat à l’élection) appelé délégué de liste,
  • d’un membre désigné par EDF représentant les filiales du groupe EDF.

En cas d’absence d’un membre représentant une liste ou les filiales le jour du scrutin, le Président pourra proposer à toute personne assistant aux opérations de vote et appartenant au personnel d’EDF ou de Natixis Inter Epargne de se substituer au membre absent en dehors des actions de saisie des clés de déchiffrement.

Un accord de tous les membres de la commission électorale est systématiquement recherché. A défaut d’y parvenir un vote est requis. En cas de partage des voix, la voix du président est prépondérante.

4.10 – Dépouillement des votes et proclamation des résultats

Le dépouillement des bulletins de vote aura lieu avec le concours de Natixis Inter Epargne, d’un huissier de justice et sous la direction des membres de la commission électorale. Les représentants des listes ayant désigné un membre au conseil de surveillance du fonds d’Actionnariat Salarié qui le souhaitent peuvent être présents lors du dépouillement des bulletins de vote.

Un procès-verbal des résultats sera dressé par l’huissier de justice, le jour du dépouillement.

Le dépouillement se déroulera selon les étapes suivantes :

  • Clôture du site de vote électronique
  • Dépouillement des votes par correspondance
  • Intégration des votes par correspondance dans le système de vote électronqiue
  • Génération des résultats par saisie d’au moins deux phrases secrètes
  • Report des résultats au format convenu
  • Signature et proclamation des résultats

Les résultats sont proclamés et communiqués à l’issue des opérations de dépouillement :

  • aux candidats,
  • à l’ensemble des porteurs des porteurs de parts par voie d’affichage et/ou mise en ligne sur les sites Internet dédiés à l’actionnariat salarié et/ou à l’épargne salariale (égépargne.com),
  • à EDF, aux filiales concernées
  • à Natixis Inter Epargne, en sa qualité de teneur de comptes conservateur de parts.